Buchhaltungssoftware 2026: Der große Überblick
Die Digitalisierung der Buchhaltung ist für Freelancer, Selbstständige und Kleinunternehmer längst unverzichtbar. Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist moderne Software kein Luxus mehr: Schon seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und lesen können – nicht erst ab 2027. Ab 2027/2028 kommt lediglich die Pflicht zum Ausstellen hinzu.
Die gute Nachricht: Cloud-basierte Tools wie Sevdesk, Lexware Office oder Papierkram machen die Buchhaltung einfacher denn je. Sie erkennen Belege automatisch per KI, verbinden sich mit Ihrem Bankkonto und erstellen die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) auf Knopfdruck.
Wichtig: E-Rechnungspflicht
Empfangen ist schon Pflicht: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen, lesen und archivieren können – auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Freiberufler. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang; die XML-Datei muss aber lesbar gemacht und unverändert 8 Jahre aufbewahrt werden. Übergangsweise dürfen Geschäftspartner noch Papier- oder – mit Ihrer Zustimmung – PDF-Rechnungen schicken: bis Ende 2026, Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
Ausstellen kommt später: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen dauerhaft befreit.
Achtung bei günstigen Tarifen: Nicht jeder Tarif kann empfangene E-Rechnungen einlesen. Bei Sevdesk etwa können die Tarife „Kostenlos“ und „Rechnung“ E-Rechnungen nur schreiben, das Erfassen eingehender E-Rechnungen beginnt im Tarif „Buchhaltung“. Prüfen Sie vor dem Abschluss, ob Ihr Tarif beides kann.
Die E-Rechnungspflicht einfach erklärt
Die E-Rechnung ist eine maschinenlesbare Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Im Gegensatz zur klassischen PDF-Rechnung kann sie vom Empfänger automatisch verarbeitet werden. Für Menschen ist die reine XML-Datei allerdings nicht lesbar – genau deshalb brauchen Sie ein Programm, das sie anzeigt, prüft und revisionssicher ablegt. Alle hier vorgestellten Buchhaltungstools unterstützen mindestens eines dieser Formate (je nach Tarif).
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt: Auch sie müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen und lesen können, sind vom Ausstellen aber dauerhaft befreit. Freiwillig umstellen lohnt sich trotzdem – die Software übernimmt die Erstellung automatisch.
Die Top-Anbieter im Detail
Sevdesk: Von EÜR bis GuV
Sevdesk ist die umfassendste Lösung und bietet von EÜR bis GuV alles, was Selbstständige brauchen. Die automatische Belegerfassung per KI spart täglich Zeit. Besonders hervorzuheben: die ELSTER-Schnittstelle für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und der DATEV-Export für den Steuerberater. Es gibt einen kostenlosen Tarif mit 3 E-Rechnungen im Monat; unbegrenzt Rechnungen kosten 11,90 €, die volle Buchhaltung 25,90 € im Monat (mit 24 Monaten Laufzeit ab 8,90 € bzw. 19,90 €).
Lexware Office (Lexoffice): Klar gestaffelte Tarife
Lexware Office (ehemals Lexoffice) kommt vom Traditionshaus Haufe-Lexware und punktet mit klar gestaffelten Tarifen: S (7,90 €) deckt nur Belegerfassung und -archiv ab, Rechnungen und E-Rechnungen gibt es ab M (12,90 €). Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung folgen in L (21,90 €), EU- und Abschlagsrechnungen sowie die API in XL (32,90 €). 30 Tage lässt sich der volle Umfang kostenlos testen.
Papierkram: Kostenloser Free-Tarif
Papierkram ist ideal für Einsteiger: Der komplett kostenlose Free-Tarif bietet Rechnungen, Zeiterfassung und Projektmanagement. XRechnung/ZUGFeRD, EÜR und Banking gibt es ab dem S-Tarif (15,90 € monatlich, 12,90 € bei Jahreszahlung). Besonderheit: integrierte Zeiterfassung, die es bei Lexware nur über Erweiterungen gibt.
Die richtige Wahl für Ihre Situation
Welche Software passt zu wem?
- Für Freelancer & Soloselbstständige: Papierkram S (15,90 €) oder Sevdesk Rechnung (11,90 €)
- Für Kleinunternehmer mit EÜR: Sevdesk Buchhaltung (25,90 €) oder Lexware Office L (21,90 €)
- Für GmbH mit Bilanz: BuchhaltungsButler Smart (46,90 €) – bilanziert direkt in der Software
- Für Preisbewusste: Papierkram S mit Jahreszahlung (12,90 €), Zeiterfassung inklusive
Letzte Aktualisierung: Oktober 2026